10 שלבים לתכנון מסיבת ולנטיין דיי בעבודה

כל מה שצריך לדעת על איך להפוך את ולנטיין דיי למסיבה המושלמת במשרד

פעם בשנה ב 14 בפברואר האוויר מתמלא בקסם המופלא של האהבה. נכון אנחנו לא באמת צריכים תזכורת לאהוב או להעניק תשומת לב למי שנמצא לצידנו ועדין זה כיף שיש יום אחד בשנה שבו אנחנו שוברים קצת את השיגרה, מעניקים עוד קצת אקסטרה מאמץ ומתמסרים לרומנטיקה שנישאת באוויר.
 

כיום הרבה חברות ומקומות עבודה בוחרים לציין את יום הולנטיין דיי ולפנק את העובדים שלהם במסיבות אהבה מושקעות.
ישנם מספר שלבים שאם תקפידו עליהם ותבצעו אותם מסיבת הולנטיין דיי שלכם תהפוך להיות מעוד אירוע חברה למסיבת האהבה השנתית שלא רק שלא יפסיקו לדבר עליה אלא גם יצפו כבר למסיבה של שנה הבאה.
 

שלב ראשון – הגדירו תקציב:

תכנון נכון של המסיבה שלכם מתחיל משלב התקציב ובנייתו. ברגע שיש בידכם את מסגרת התקציב שאותו אתם מעוניינים להשקיע בהפקת מסיבת הולנטיין די תוכלו לעבור ולהתקדם לשלבים הבאים ולהעריך את כמות ההשקעה שתשימו בכל שלב ושלב בהתאם לתקציב שקבעתם.
 

שלב שני – בחירת המקום:

רגע לפני שמתחילים בכל ההכנות האחרות ורצים בכל השלבים חשוב לבחור את לוקיישן שלכם למסיבה ולדאוג לשריין את התאריך הנבחר.

בזמן הליך בחירת המקום הנה כמה דברים שחשוב לוודא ולעשות:
1. מכיוון שמדובר בתאריך מאוד מבוקש ואהוד לאירועים ככל שתקדימו לשריין מראש כך תוכלו להבטיח לעצמכם שהמיקום שרציתם אכן יעמוד לרשותכם ולא תצטרכו להתפשר ולחפש מקומות אחרים.

2. החליטו האם אתם הולכים על מיקום חוץ או מיקום מקורה למשל גן פתוח או אולם סגור, אם תרצו להפיק הרמת כוסית או ערב מושקע יותר…

3. ודאו שהמקום אכן יכול להכיל את כמות המוזמנים שאליה אתם נערכים.

4. בדקו האם ניתן להגיע לאזור המיקום גם בתחבורה ציבורית והאם ישנו מתחם חניות לבאים ברכבים.

5. בדקו את המיקום והחלל שסגרתם ונסו לדמיין את העיצוב והתפאורה שאתם מעוניינים לספק, האם האזור מתאים, נסו לבצע מדידות במיקום על מנת לוודא שאכן הכל יעבוד בצורה טובה מבלי שתצטרכו לאלתר ולהילחץ ביום האירוע.
 

שלב שלישי – מעצבים ושולחים את ההזמנות:
 

ההזמנה היא הטיזר הראשון שיוצא כרמז על מה צפוי להיות במסיבה לכל המוזמנים.
הנה כמה פרמטרים שיעזרו לכם עם ההזמנה והטיזר הראשוני - 
- עצבו את ההזמנה בהתאם לפלטת הצבעים שנבחרה לכל האירוע
- בחרו להעניק את ההזמנה בדרך מקורית בין אם לחלק אותה על ידי דמות מחופשת לקופידון או בקופסת הפתעה שתיפתח רק למי שיענה נכון על החידה.
ציינו בצורה ברורה את כל הפרטים החשובים כמו: מיקום, שעה, דרכי הגעה, האם כולל בני זוג או לא, האם יש קוד לבוש וכל פרט שחשוב לדעת.
 

שלב רביעי – עיצוב וקונספט

אז בחרתם מקום ושלחתם את ההזמנות זה הזמן להתחיל לעצב את המקום ולהפוך אותו ממספר קירות באנליים לסיאסטה שלמה של אהבה!

1. בחרו את פלטת הצבעים שלכם – החליטו מה הצבעים שיובילו את כל האירוע.
2. הקדישו זמן לעיצוב הכניסה, מסיבת הגיבוש שלכם תהיה בלתי נשכחת: קיר בלונים או קיר סלפי בסגנון ולנטיין דיי, מיצגי ענק שיפגשו את האורחים וכל רעיון שרק יעלה בראשכם להענקת החוויה מהצעד הראשון שהאורחים יכנסו למקום האירוע.
3. תרדו עד לפרטים הקטנים – קיפול המפיות עם חבקים בצורת לבבות, קישוטי שולחן ברוח האהבה, זרי פרחים שניתן להלביש ליד או על דש החולצה ועוד.
 

שלב חמישי – אוכלים, שותים ונהנים

שום אירוע לא יכול להיחשב להצלחה אם לא הקפדתם על תפריט קולינרי שיעניק קצת אהבה גם לחיך של כולם ולבר משקאות שירווה את הצימאון.

הנה מספר שאלות ששווה לבדוק אותן כאשר מזמינים אוכל ושתיה לאירוע
- האם המקום שהשכרתם מספק גם שירותי קייטרינג?
- מהו ההכשר שקיים לספק המזון שאתם מעוניינים להביא
- האם ניתן לעצב את המנות בהתאם לקונספט ולבצע הקשר לולנטיין דיי גם בצורת הגשה והצלחות?
- האם ישנה צורת הגשה מעניינת שבה ניתן להציג את הקינוחים שיוגשו בסוף הארוחה?
- בתפריט השתיה האם ניתן ליצור ביחד עם הספק תפריט ייחודי של קוקטיילים ושייקים ברוח הוולנטין?
 

שלב שישי – מוזיקה וריקודים:

יש משהו קסום לא פחות במוזיקה כמו שיש ביום האהבה אי אפשר לעמוד בפיתוי שלה ברגע שהיא מתחילה להתנגן, הגוף מתחיל לגלות רצונות משלו ומתחיל לנוע לפי הקצב, הפה מזמזם את המילים של השיר וכל האנרגיה מתרוממת, וזה בדיוק מה שאתם רוצים ליצור במסיבת האהבה שלכם.
- בחרו שירים בהתאם לנושא חגיגת האהבה
- חלקו לכולם אביזרים מדליקים ברחבה
- ניתן לערוך גם קריוקי והקרנה במסכים גדולים את המילים של השירים
- הפתיעו את כולם עם ריקוד פלאש מוב שקבוצה מסוימת מהעובדים תכין כהפתעה
 

שלב שביעי – תיעוד האירוע:

בעולם שבו אנו חיים היום שולט המוטו של אם זה לא תועד האם זה באמת קרה? אם כבר השקעתם כל כך הרבה באירוע בוודאי תרצו גם שיישאר תיעוד מכל ההפקה המדהימה שהרמתם לכבוד ולנטיין די השנה. תוכלו להיעזר בשרותיו של צלם מקצועי, ניתן להוסיף גם צלם וידאו או צלם מגנטים שישאיר גם תיעוד קבוע למוזמנים.

 שלב שמיני – ספיד דייטינג לרווקים:

במידה ואתם חברה שמונה מספר גדול של עובדים קרוב לוודאי שבין המחלקות השונות שלכם ימצאו גם רווקים ורווקות. אירוע של ולנטיין דיי הוא הזדמנות מדהימה להפוך לקופידון פרטי ולערוך בחלק מסוים מהאירוע גם ספיד דייטינג עבור המשתתפים הרווקים והרווקות.
לכו תדעו מאיפה הקסם של האהבה יכול להידבק ואולי בזכותכם יצא גם זוג אוהבים חדשים?
 

שלב תשיעי – אטרקציות:

שלב נוסף וחשו בלא פחות שיהפוך את מסיבת ולנטיין דיי שלכם למסיבה לא פחות ממבריקה היא שילוב של אטרקציה או מספר אטרקציות שיעניקו חוויות לאורחים ויעלו חיוך על פניהם. אל תדאגו לא השארנו אתכם לבד ואספנו עבורכם מספר רעיונות לאטרקציות שניתן לשלב באירוע - 
- מייצג לב או קופידון שיקבלו את פני המוזמנים בכניסה יוכלו להצטלם איתם ואף יחלקו להם משהו קטן כמו שוקולד לבבות או סוכריות נשיקה.
- בוק צילום ממש כמו בכל הסרטים האמריקאיים עמדת צילום עצמית שמפתחת לכם במקום סליל של  תמונות
- בר אקטיבי ברחבה בין אם מדובר בבר שמגיש אלכוהול או בבר מתוקים  מעוצב בהתאם לקונספט
- מצגת מרגשת שתוקרן במסכים במקום האירוע במידה ויש עם שלל ברכות
- מופע אומן מרכזי שיבדר את כולם: סטנדאפיסט שידע להפיק את המיטב מכל האהבה ולהפוך אותה לרגעי צחוק מבדרים במיוחד, משחקים ומשימות זוגיות ועוד.
- צייר קריקטורות שיצור עבורכם תמונה רומנטית משעשעת במיוחד
כל אטרקציה תתקבל בברכה ובשמחה, כמובן אופי האטרקציה נקבע בהתאם לתקציב שאותו אתם מעוניינים להשקיע.  
 

שלב עשירי – מתנות:

אין דבר יותר רומנטי  וכייפי מלקבל מתנות גם אם מדובר במתנות במסיבת חברה. חלוקת מתנות בסוף המסיבה תהווה את הדובדבן שבקצפת באירוע ולנטיין דיי שהפקתם לעובדיכם. המתנות שלכם יכולות להיות מתנות שמותאמות בהתאם למין גברים ונשים ניתן לחלק מתנות זוגיות שיוכלו לשמש את בני הזוג לערבים רומנטיים ביחד
ניתן לחלק מתנות עם משמעות בסגנון: צמחי ועצי אהבה קטנים, מסגרות דיגיטליות שיריצו את התמונות שלכם, מארזים של עוגיות מזל עם מסרים של אהבה וכדומה.

אם תיצמדו ותפעלו על פי השלבים הללו התוצאה שתקבלו היא מסיבת ולנטיין די בלתי נשכחת שכל עובד ועובד בחברה ידברו עליה ויספרו גם לעובדים החדשים שיצטרפו על מה היה, כמה שווה לחכות לשנה הבאה ובעיקר תשאירו את כולם עם טעם מתוק של אהבה באוויר.