מדריך: כך תארגנו יום כיף מושלם לעובדי החברה

כל המידע, הטיפים והרעיונות שיעזרו לכם בתהליך הארגון

תוהים כיצד תוכלו לתכנן יום כיף מושלם ואילו פעילויות גיבוש יתאימו לקונספט המקצועי של האירוע? לשם כך הכנו עבורכם מדריך מפורט בליווי של פורטל קרמל, הפורטל המקיף בארץ בתחומי הפנאי והאטרקציות.
 

יום כיף הכלול בשעות העבודה

בכדי שיום הכיף יהיה באמת כיפי עבור כל העובדים, ההמלצה היא לתכנן אותו על חשבון שעות העבודה שלהם כדי שנוסף ליום העבודה שהם ירוויחו הם גם יוכלו ליהנות מפעילות מגבשת ושוברת שגרה. בנוסף יש לזכור כי ככל ששעות פעילות הגיבוש יהיו כחלק משעות העבודה השגרתיות של העובדים, כך הסיכוי הוא שכל העובדים יוכלו להשתתף ביום הכיף המתוכנן. כאשר יום כיף נערך מחוץ לשעות העבודה, אי אפשר "להכריח" את העובדים להשתתף בו וכן יש להתחשב באילוצים השונים שיש להם לאחר יום העבודה.
 

עדכנו את כל העובדים בנוגע ליום הכיף

לפני אתם מחליטים להוציא את יום הכיף לפועל, עדכנו את כל העובדים לגבי הרעיון באמצעות שליחת מייל תפוצה רשמי שישלח לכל הצוותים והמחלקות בחברה. אם מדובר על חברה או ארגון גדול מאוד, כדאי לשקול לחלק את יום הכיף לכמה ימים כך שבכל יום תצא קבוצה אחרת לפעילות הגיבוש המתוכננת. אם אתם מתלבטים בין כמה אפשרויות לתכנון פעילות או אטרקציה ליום הכיף, תוכלו לשתף את העובדים בהתלבטות שלכם ולערוך מעין הצבעה משותפת בין כולם שתכריע את ההחלטה המועדפת על הרוב.

כדאי לזכור כי באמצעות הודעה מוקדמת בנושא יום הכיף תוכלו להבין כמה עובדים יוכלו להשתתף בפעילות, וכך בהתאם לתכנן את יום הכיף על פי מספר העובדים וכן סוג הפעילות הרצויה לגיבוש העובדים.

הגדירו תקציב כולל לכל יום הכיף המתוכנן

לאחר שהבנתם כמה ואילו עובדים ייקחו חלק ביום הכיף, תוכלו להגדיר את התקציב הכספי הדרוש לתכנון יום הכיף. בחישוב העלויות יש לקחת בחשבון את כל הפרמטרים הקשורים ליום הכיף המתוכנן, ולא רק להתמקד בפעילות הגיבוש או באטרקציה המרכזית שתהיה באותו היום. 
לדוגמא אם יום הכיף ייערך במקום מרוחק יחסית ממקום העבודה, יש לדאוג להסעה מאורגנת לעובדים הלוך-חזור וכן לכלול את העלויות בתקציב הכללי. דברים כמו אוכל, שתייה, מדריך צמוד, ביגוד ממותג בשם החברה, מתנות, צ'ופרים ועוד מוכרחים גם הם להיכלל בתקציב הכולל של יום הכיף המתוכנן.
 

דאגו להסעה מאורגנת עבור העובדים

כפי שהזכרנו בסעיף הקודם, חשוב לדאוג לאמצעי תחבורה נוחים ופרקטיים עבור העובדים שצפויים להגיע ליום הכיף, ולמנוע מהם את הצורך להגיע באופן עצמאי למקום בו תיערך פעילות הגיבוש – במיוחד אם מדובר על מיקום מרוחק יחסית ממקום העבודה. 
בכדי לחסוך מעט מהעלויות וגם כדי לארגן הסעה מסודרת לכולם, רצוי לקבוע כי נקודת האיסוף והפיזור של העובדים תהיה מהכתובת בה משרדי החברה נמצאים. כך כל אחד מהעובדים יוכל להגיע בצורה שגרתית למקום העבודה, ומשם להמשיך עם ההסעה ליום הכיף כאשר הוא איננו צריך לדאוג מהדרך בה הוא יחזור לביתו לאחר סיום הפעילות.
 

כיצד לתכנן את יום הכיף המושלם לעובדים שלכם?

הגענו לחלק המעשי לשמו התכנסנו כאן, כך שתוכלו לדעת כיצד לתכנן יום כיף מתאים לעובדים. בכל יום כיף לצוות עובדים שנועד כדי לגבש את הצוות מבחינה אישית ומקצועית, חייב שיהיה מוטיב פעילות מרכזי שיהווה את החוויה המעצימה של כל האירוע. כיוון שיש אינספור אפשרויות לפעילויות ואטרקציות מהנות שיכולות להתאים גם עבור יום גיבוש לעובדים, נעזרנו בחברת קרמל כדי לקבל את ההמלצות הטובות ביותר – והנה הם לפניכם: 
 

1. יום כיף בחיק הטבע
   אחת מהאפשרויות היא לערוך יום כיף בחיק הטבע, זאת בהנחה כמובן שמזג האוויר מאפשר זאת ללא גשמים בלתי צפויים שעשויים להרוס את האווירה (וגם את הפן). עונות המעבר הן התקופה המושלמת בשנה לערוך יום כיף תחת כיפת השמיים, כיוון שבחורף גשום וקר ואילו בקיץ הטמפרטורות עשויות להיות גבוהות מאוד ולא נעימות לפעילות בחוץ.
   
   ניתן לערוך לעובדים חווית שטח אתגרית עם טיולי ג'יפים קבוצתיים, כאשר כולם נוסעים יחד עם נהג מנוסה בג'יפים מרווחים ובמסלולים מאתגרים, וכמובן עוצרים מדי פעם לעשות טיול רגלי קטן במקומות מיוחדים או נהנים מארוחת פיקניק משותפת בחיק הטבע. אפשרות נוספת היא לתכנן שייט אתגרי לעובדים בסירות רפטינג או קיאקים, וכך לשלב פעילות מגבשת וחווייתית שהם לא ישכחו לעולם.
   
   
    
2. יום כיף בבית מלון
   יצא שיום הכיף מתוכנן להיערך דווקא בעונה הגשומה ביותר בשנה? במקום לדחות את האירוע למועד אחר, תוכלו לקחת את העובדים ליום כיף מפנק וחווייתי באחד מבתי המלון בארץ. בבית המלון ניתן להזמין מראש חדר פרטי או אולם כנסים/הרצאות, ובו לערוך פעילויות חברתיות, סדנאות והרצאות להנאת צוות העובדים, ובחלק מבתי המלון אף לקבוע טיפולי ספא מפנקים. 
   
   כמובן שהאווירה של יום הגיבוש לא חייבת להיות רצינית ומקצועית בלבד, כך שתוכלו לכלול גם פעילויות קלילות ומהנות כמו הופעות סטנד אפ פרטיות, הרצאות אורח של מרצים מפורסמים, הופעות של זמרים מוכרים, מופעי טלפתיה של אומני חושים וכו'. במידה והתקציב מאפשר זאת והעובדים מעוניינים בכך, ניתן לסגור גם לינה במלון עם ארוחת בוקר כלולה למחרת.
   
   
    
3. סדנאות מעשיות ומגבשות לעובדים
   כאמור, המהות של יום הכיף לעובדים היא גיבוש של כולם כדי לעודד היכרות ושיתוף פעולה מקצועי בחיי היומיום במשרד. כדי לגרום לעובדים ליצור את החיבור האישי-מקצועי הנחוץ, מומלץ לכלול ביום הכיף גם סדנה מעשית אחת או יותר בהתאם לקונספט האירוע המתוכנן וכמובן התקציב הכספי. בסדנאות המעשיות העובדים יוכלו ליצור ולהכין דברים יחד תוך שיתוף פעולה קבוצתי, ולצבור יחד חוויות משותפות שיהיה להם כיף להיזכר בהן בשיחות המסדרון במהלך יום העבודה במשרד.
   
   בין הסדנאות המומלצות לצוות עובדים ניתן למצוא את סדנאות הבישול והאפייה, בהן העובדים יקבלו טיפים להכנת מנות ומאכלים שונים ולאחר מכן יכינו בקבוצה מנות טעימות שיכללו בארוחה המשותפת יחד לאחר סיום הסדנה.
   
   
    
4. יום כיף וגיבוש לעובדים חדשים
   לרוב ימי גיבוש לעובדים נערכים לעובדים וותיקים שנמצאים בחברה, כך שיום הכיף מאפשר לכולם ליהנות יחד בפעילויות חברתיות ופחות כדי ליצור קשרים חברתיים כיוון שהם כבר קיימים. לכן פעילות גיבוש וכיף ייעודית גם עבור עובדים חדשים בחברה, בין אם מדובר על צוות עובדים חדש בחברה קיימת, או צוות עובדים חדש שהתחיל לעבוד יחד בחברה חדשה שהוקמה לא מזמן.
   
   בכדי ליצור את החיבור האישי-מקצועי הנחוץ בין העובדים, רצוי למצוא פעילויות ואטרקציות ששמות דגש מרכזי על עבודת צוות וחוויית גיבוש פרקטית בין כולם. אחת מהאפשרויות היא לקחת את העובדים ליום כיף חברתי מהנה הכולל ארוחה מפנקת במסעדה, ולאחר מכן השתתפות במשחק חדר בריחה בו כל המשתתפים חייבים לפתור יחד חידות ומשימות כדי לצלוח את המשחק ולהיחלץ מהחדר בזמן.
   
   

האם ניתן לערוך יום כיף איכותי במקום העבודה?

למרות שיום הכיף לעובדים יהיה הרבה יותר איכותי, חוויתי ומהנה אם הוא ייערך במקום חיצוני שאיננו מקום העבודה – קיימת אפשרות לערוך גם ימי כיף וגיבוש בתוך משרדי החברה ולהעניק לעובדים חוויה מהנה ושוברת שגרה. במקרים כאלו האלטרנטיבה היא להזמין את האטרקציות והספקים למקום העבודה, זאת לאחר שנבחר מקום גדול ומרווח מספיק שיכול להכיל את כל המשתתפים כמו חדר ישיבות או אולם הרצאות/הדרכות. 
האפשרות הזו תתאים לעסקים וחברות שאין ברשותם תקציב גבוה כדי להוציא את כל העובדים ליום כיף מחוץ למקום העבודה, או לחלופין חברות קטנות המונות מספר מצומצם של עובדים.