ערב צוות מוצלח

צעד אחר צעד: כך תארגנו ערב צוות מוצלח

אם אתם עסק צעיר והגיע הזמן לערב צוות הראשון שלכם, אז ראשית מזל טוב, מקום עבודה שמשקיע בפעילויות חברה וגיבוש לעובדים הוא עסק איכותי ורציני שבעליו מבין עניין. שנית, יש ערבי צוות מכל המינים והסוגים ובסופו של דבר הכל עניין של השקעה כספית, אבל ארגון נכון והיערכות מתאימה מראש הם ערובה לערב צוות מוצלח וגם לחיסכון של כסף. כמו כן ככל שהעסק קטן יותר כך עליו לשאוף להשתתפות מלאה של העובדים, וכדאי שיבוא לקראת מי שיש לו בעיה להשתתף על מנת שכן יעשה זאת.

תאריך

לבחירת התאריך חשיבות מכרעת לגבי ההשתתפות, וגם העלויות במידה ואתם מעוניינים באטרקציות מסוימות כפי שנדגים בהמשך. מקומות עבודה רבים עורכים ערבי צוות טרם חופשת חג או בתקופת חול המועד, זה מתאים כי לאנשים יש מצב רוח והאינטנסיביות בעבודה יורדת, אבל זה גם יכול לפגום בהשתתפות כי טרם החג אנשים נורא עסוקים, ובחול המועד נוסעים ומבלים. כמו כן תקופת החגים עמוסה יותר בתחום הבילויים, מה שמייקר אטרקציות שתרצו להביא לערב צוות בין אם זה מופע סטנדאפ, בר מתוקים, קריוקי וכל דבר אחר.

אז דבר שבטוח לא עושים זה לקבוע תאריך לבד בדרג הגבוה ולהפיל אותו על העובדים, צריך "לטפטף" בסביבת העבודה שמתוכנן להיות ערב צוות, לשמוע מה מתאים להם ולהשתדל ללכת עם העדפת הרוב.

תקציב

בארגונים גדולים ישנו תקציב נפרד לפעילויות חברה של העובדים, לכולנו יש את החבר שעובד בחברת החשמל או בבזק, ובקיץ הוא ומשפחתו וכל משפחות העובדים האחרים יורדות לאילת. אבל העסק שלנו אינו מונופול ואינו יכול לנפח הוצאות על חשבון מישהו אחר, ערב צוות הוא הוצאה שאינה מסחרית ולא מחזירה את עצמה (לפחות לא ישירות), ולכן התקציב יעצב את מה שאנחנו רוצים לעשות ולא להיפך. דילמה קבועה בערבי צוות היא האם לגבות מהעובדים כסף לכיסוי חלק מההוצאות, זה מאפשר להרים ערב צוות מושקע יותר אבל גם עלול להפחית מכמות המשתתפים, שכן השתתפות באירוע ערב גיבוש יכולה להיות חובה אם היא חינמית ולא ניתן לכפות על אף אחד לשלם על משהו שאינו רוצה.

אז כמו בעניין התאריך, כדאי להקשיב לרחשי העובדים לגבי מה הם רוצים שיהיה בערב צוות, וכתוצאה מכך גם גובה דמי השתתפות שנראים מקובלים. החלטה טובה אגב היא לגבות כסף על שירותי אקסטרה שיוחלט כי לא יהיו בגדר חובה כמו אלכוהול וכדומה.

פעילויות ואטרקציות

מה נעשה בערב הצוות? הבחירה צריכה להיות תלויה באופי מקום העבודה, סגנון האנשים וכמובן העדפותיהם. ישנם בילויים שמגבירים את חווית השיתוף והגיבוש כמו קריוקי ומשחקי חברה, ויש כאלה שפשוט מהנים וקלילים יותר כמו מופע סטנד אפ. בהחלט ניתן לשלב בין הדברים כדי שיכללו יותר מפעילות אחת, מדובר בעיקר ההוצאה של ערב הצוות ולכן בחירתה דורשת מחשבה רבה. כמו כן מלבד האטרקציות כדאי לשאת דברים על חזון העסק ומטרותיו, דברי הערכה לעובדים שיכללו גם חלוקת פרסים ומזכרות. למרות שזה נראה מתאים- רצוי לא לחגוג ימי הולדת משום שיש עובדים אחרים שלא התמזל מזלם לחגוג באותו חודש וזה עלול ליצור מרמור (אלא אם כן אתם עורכים ערב צוות כל כמה חודשים וכולם יקבלו). כן רצוי להוקיר עובדים שצוברים ותק במקום העבודה, וכן להיפרד מאלה שעוזבים ברוח טובה ומסיבות שמקובלות מבחינתנו.

אוכל ושתייה

ערב צוות איכותי ומושקע הוא כזה שכולל גם ארוחה ולא רק כיבוד קל ושתייה, בלי קשר לחשיבות שאנו מייחסים לפעילויות והאטרקציות, אחד לא חייב לבוא על חשבון השני. מבחינה תקציבית ארוחה עלולה להכביד ואנשים יכולים לאכול בבית, אבל גם ארוחה משותפת היא דבר מהנה ומגבש. אז זאת לא חייבת להיות ארוחה ברמה של אולמות וקייטרינג, גם אוכל רחוב יכול להתאים ולהשיג את המטרה, בין אם הוא מוכן על המקום או מגיע במנות מוכנות.

מיקום

בחירת המיקום תלויה בפעילויות ובסגנון ערב הצוות שברצוננו להרים. היתרון שבהחלטה לבלות במקום העבודה הוא כמובן החינמיות וקלות ההגעה של העובדים, אבל מאידך זה המקום בו הם גם ככה נמצאים רוב הזמן ותפקידו של ערב צוות הוא לשבור את שגרת העבודה. יש מקומות חינמיים ויפים כמו חוף הים וחיק הטבע, אבל הקושי הלוגיסטי בהם הוא גדול יותר, בטח אם מבלים בערב. היתרון שבשכירת חללים לבילוי כמו אולמות, חדרי VIP פרטיים וכדומה היא הקלות והנוחות שכן הם כבר מכילים מערכות בידור ומדיה, מלצרים וברמנים.

הסעה

מילא השעה המאוחרת בה ערב הצוות שלכם יסתיים, במידה והוא כולל אלכוהול, והוא כנראה כולל, כדאי שתשקיעו בהסעה כדי שאנשים לא יצטרכו לנהוג. גם אם המיקום לא ממש רחוק ואתם צוות קטן- תשקיעו במיניבוס או מונית שירות. העובדים יידעו להעריך את ההשקעה וגם הנסיעה המשותפת תביא עמה ערך מוסף.

הכל מוכן? ליצור באז

כשקובעים את הכל ויש תאריך ומיקום חשוב לקדם את ערב הצוות וליצור ציפייה, שיחות נלהבות של העובדים על ערב הצוות במקום לעבוד זה דווקא דבר נהדר בשבילכם. צריך לקבל אישורי הגעה ולהבהיר מהרגע הראשון שההשתתפות היא חובה, גם אם לא תהיה כזאת למי שממש יתעקש. אם יש מי שלא רוצה להגיע אסור לפטור אותו בהינד עפעף, כי זה אומר שהא לא ממש נחוץ והוא ירגיש בזלזול הזה- כן, למרות שהוא זה שביקש לא לבוא ואתם לא אמורים לרדוף אחרי אף אחד. אז תקדישו לכל אחד את הזמן כדי להבין מה הבעיה ואם ניתן לפתור אותה, אין צורך לומר שאם אתם מודעים לעובד עם קשיים כספיים אז אתם סופגים את דמי ההשתתפות, למרות שלמחרת בבוקר הוא יחתוך למקום עבודה אחר שיציע לו 10% יותר במשכורת, זה העולם.

ליהנות, אבל לא לאבד את הראש

אחד הקסמים של ערב צוות הוא בשבירת הדיסטנס בין האחראים לזוטרים, אבל חשוב לזכור שבסך הכל מדובר בבילוי של כמה שעות וכבר למחרת עולם התפוקה והרצינות חוזר לקדמותו, לכן לא כדאי לכם להיסחף ולעשות משהו שיפגום בשגרת העולם הכל-מקצועי הזה (תכל´ס? הסיכון הזה קיים בעיקר כשיש אלכוהול). העובדים הרגילים יכולים לעשות מה בא להם, אתם לא, לכם יש מוניטין שבניתם וטעות אחת יכולה לקלקל את הרושם במקרה הטוב ובמקרה הגרוע להרוס קריירה. זה אירוע במסגרת העבודה, אתם עדיין בתפקיד, בלי קשר לזה שכל מסיבה צריכה את השוטרים שלה.