10 שלבים לארגון אירוע בר מצווה

שלבים חשובים בארגון בר מצווה, מה כדאי לדעת ולקחת בחשבון

איזה כיף וכמה התרגשות – הילד הבוגר שלכם הגיע לגיל המצוות, ולכבוד הגיל המיוחד החלטתם יחד איתו לארגן מסיבת בר מצווה מיוחדת, חגיגית ושמחה במיוחד שתעניק לו מזכרת בלתי נשכחת מאירוע של פעם בחיים. כמו הרבה אירועים פרטיים אחרים, כך גם תהליך תכנון אירוע בר מצווה הוא ארוך ואפילו מורכב, וכדי שנוכל להקל עליכם כמה שניתן,

ריכזנו בשורות הבאות 10 שלבים מרכזיים שיעזרו לכם לתכנן את האירוע על הצד הטוב ביותר.
 

קדימה מתחילים!

שלב ראשון – בוחרים תאריך מתאים לחגיגה

לפני הכל, עליכם לבחור את התאריך הגדול בו החגיגה תתקיים בפועל, כי לפני כן יהיה בעייתי ואפילו מבאס לתכנן את כל המסביב עוד לפני שקבעתם תאריך מתאים לקיים את האירוע. זכרו שאירוע הבר מצווה לא חייב להתקיים בדיוק ביום בו מלאו 13 שנים לילדכם, אלא עדיף לכוון את תאריך האירוע לזמן שיהיה הכי נוח לכם ולאנשים שאתם מתכננים להזמין.

שלב שני – קובעים תקציב כספי לתכנון הבר מצווה

לאחר בחירת תאריך לקיום אירוע הבר מצווה, חשבו כמה כסף תרצו להקצות למסיבה כדי שלא "תתפזרו" עם ההוצאות וככל הנראה תתחרטו על זה אחר כך. חשוב לשתף את הילד בתהליך הפקת האירוע שלו, אך כדאי לשים גבולות ולהסביר כי יש תקציב כספי מסוים שאי אפשר לעבור אותו – ובהתאם אליו לסגור את כל שאר הדברים שיהיו באירוע.

חשוב לזכור כי העלויות של אירוע בר מצווה משתנות מאוד מאירוע אחד לשני, זאת על פי משתנים מגוונים כמו גודל האירוע, המקום בו הוא מתקיים, כמות המוזמנים, האטרקציות שרוצים להזמין, כמות צלמים וסגנון צילום מועדף ועוד פרמטרים רבים אחרים.

כדי להבין באופן כללי את סדר הגודל של עלויות הבר מצווה, הנה טבלה שתמחיש לכם מעט את הצד הכלכלי של 
אירועי בר מצווה:

שלב שלישי – מוצאים מקום לערוך בו את האירוע

יש תאריך ויש כסף? מצוין! הגיע הזמן להתחיל עם השלבים הכיפיים באמת ולחפש מקום מתאים לערוך בו את האירוע. כפי שניתן לראות, אירוע בר מצווה באולם אירועים יעלה לפי מחיר מנה לכל מוזמן, כך שהעלות המרכזית של האירוע תהיה למעשה לאולם בו המסיבה תתקיים.

קיימת כמובן אפשרות לחסוך את העלויות המרכזיות הללו ולמצוא מקום אחר לחגוג בו, במיוחד אם מספר המשתתפים באירוע צפוי להיות קטן, או שרוצים לערוך אירוע כמה שיותר אינטימי עם משפחה וכמה חברים קרובים. לכן מקומות כמו מועדון מסיבות קטן, לופט, ים, בריכה ואפילו בבית יהיו אפשריים ואפילו מהנים יותר למי שמעדיף אירוע בר מצווה פחות נוצץ ויותר ייחודי.
 

שלב רביעי – מתאימים בגדים יפים לכל המשפחה

אירוע בר מצווה או אירוע של פעם בחיים לילד שהגיע לגיל מצוות, ולכן הוא וכל המשפחה הגרעינית צריכה להיראות ביום הזה חגיגיים ויפים לכבוד האורחים שיגיעו, גם כמובן עבור עצמם וההרגשה הפנימית. לשם כך כדאי לצאת לשופינג כיפי וגם מגבש לכל המשפחה, ולבחור את החליפות והשמלות הכי יפות ומיוחדות שיהיו גם שימושיים לאירועים אחרים כמובן
 

שלב חמישי – דואגים לאוכל טעים שיוגש לאורחים

לא משנה אם החלטתם לערוך את אירוע הבר מצווה באולם אירועים גדול, לופט מאובזר, בחוף הים, בטבע או אפילו בבית – האורחים שיגיעו להשתתף איתכם במסיבה יצפו לקבל אוכל טעים, ולכן חשוב לדאוג לכיבוד איכותי וטרי שיעצים את ההצלחה של כל האירוע שתכננתם. אם בא לכם לעבוד קשה אך לקבל אינספור מחמאות, תוכלו כמובן להכין את האוכל שיוגש בעצמכם.

אפשרות נוספת ומומלצת יותר היא להזמין אוכל מחברות קייטרינג וספקים המתמחים באוכל לאירועים, כך שגם לא תעבדו קשה מדי אך עדיין תגרפו אינספור מחמאות על תכנון אירוע כיפי ומוצלח.

שלב שישי – מקשטים ומעצבים את מקום המסיבה

בכדי להעצים את האווירה השמחה והחגיגית שתהיה באירוע, אל תוותרו על קישוט המקום עם כמה שיותר אלמנטים חגיגיים ומיוחדים. באולמות אירועים לרוב יציעו לכם שירותי עיצוב כחלק מעלות האולם או בתשלום נפרד, ובמקומות אחרים שתערכו בהם את האירוע אפשר לקשט בעצמכם את המקום עם סידורי בלונים, שלטים, סרטים צבעוניים ואפילו תמונות מרגשות של ילד הבר מצווה.

שלב שביעי – מזמינים צלמים שינציחו את האירוע המרגש

המזכרת הכי טובה מכל האירוע הגדול שתפיקו תהיה סרט או תמונות שתמיד כיף לראות, גם שנים רבות לאחר הבר מצווה. לכן חשוב לדאוג לצוות צלמים מקצועי שיגיע עם ציוד צילום מקצועי ויפיק תמונות איכותיות של ילד המסיבה, המשפחה, החברים וכל מי שיגיע לחגוג אתכם. תוכלו לבחור אם הצילומים יהיו רק צילומי סטילס, או שתרצו לשלב גם צילומי וידאו במידה והאירוע יהיה גדול עם הרבה משתתפים.
 

שלב שמיני – מרימים את האווירה עם מוזיקה שמחה

כל אירוע חברתי הופך להיות כיפי ושמח יותר באמצעות מוזיקה מרימה ברקע, ועל כך יהיה אחראי דיג´יי מקצועי שיתאים את סגנון המוזיקה על פי אופי הקהל. אפשרות נוספת היא להזמין הרכב מוזיקלי שינגן מוזיקה חיה באירוע, רק בקבלת פנים, בכניסה של חתן בר המצווה למקום האירוע וכל אפשרות אחרת שתבחרו.
 

שלב תשיעי – מחפשים אטרקציות מדליקות לבר מצווה

רוב המשתתפים בבר מצווה יהיו ככל הנראה נערים ונערות בני גילו של ילדכם, ולכן כדאי לא לוותר על שילוב של כמה אטרקציות במהלך האירוע. אטרקציות לבר מצווה יהיו כאלו שיתאימו להעדפות של בני נוער כמו עמדת צילום שכיף להעלות לרשתות חברתיות, עמדת קינוחים מטורפת, משחקי מולטימדיה מדליקים, בובות ורקדנים שישתתפו בריקודים במרכז הרחבה, תותח קצף ועשן, עמדת איפור וקעקועי גוף וכו´.
 

שלב עשירי - מכינים הזמנות מעוצבות ושולחים לכולם

לאחר שסגרתם את כל השלבים שציינו לעיל, ואתם פחות או יותר יכולים לדמיין בראשכם כיצד האירוע ייראה, זה הזמן בו כדאי להכין הזמנות מיוחדות לבר מצווה שישלחו לבני המשפחה, מכרים, שכנים וחברים. לא לשכוח לבקש שהמשתתפים יאשרו את הגעתם לאירוע, כדי שתוכלו להיערך לכך בצורה כמה שיותר חסכונית ויעילה.