חגיגת אירוע מושלם

המדריך המלא לחגיגת אירוע מושלם

המפתח החשוב ביותר לאירוע מושלם הוא תכנון מוקפד ומדויק, כזה שמבטיח קבלת החלטות נכונה ולא מפספס אף פרט חשוב. על-מנת לסייע לכם לארגן אירוע שכל המשתתפים בו לא יפסיקו להחמיא לכם, ושייזכר כמוצלח במיוחד גם הרבה אחרי שיסתיים, יצרנו עבורכם רשימה מפורטת ומסודרת של כל המרכיבים שצריך לקחת בחשבון לקראת אירוע מכל סוג שהוא. מומלץ להדפיס דף ובו כל הסעיפים וכשמתחילים לעבוד על ארגון החגיגה לעבור עליו ולסמן וי אחרי כל מרכיב שדאגתם לו.

1. למי מיועד האירוע?

הסעיף הראשון הוא האדם שהאירוע מיועד לכבודו: אמא, אבא, ההורים (כשלמשל רוצים לארגן עבורם מסיבת יום נישואין מושקעת), ילד, ילדה, אח, אחות, סבתא שהגיעה לגיל עגול וכו'. כשהשם של האדם או האנשים מתנוסס בראש הדף קל לנו יותר לזכור לאורך כל הדרך עבור מי אנחנו משקיעים זמן, אנרגיות ותשומת לב – וכך גם לעשות את המקסימום וגם לוודא שכל הבחירות מתאימות לאותו אדם ויספקו לו נחת מרבית.

2. קביעת מסגרת תקציב

הסעיף החיוני השני הוא מסגרת תקציב, והסיבה לכך היא שגם נתון זה משפיע על שאר הבחירות. כדאי לקחת בחשבון שאם אין לכם ניסיון בתכנון מסיבות סביר להניח שתהיה חריגה מסוימת מהתקציב הראשוני שנקבע, ולכן כדאי לקבוע מסגרת נמוכה בכ-10-15% מהסכום שעומד לרשותכם – בדרך זו לא תצטרכו לשלם מחיר יקר מדי ומעבר לאפשרויות שלכם עבור אירוע מוצלח.

3. רשימת משתתפים

עוד מידע משמעותי לצורך קבלת החלטות מושכלת הוא רשימת המוזמנים לאירוע. בפרט חשוב מספר המשתתפים הצפוי, שמושפע ממסגרת התקציב, וגם להרכב האורחים ישנה השפעה רבה על התכנון – באופן טבעי ישנם הבדלים מהותיים בין אירוע שרוב המשתתפים בו זאטוטים לבין כזה שמיועד לבני נוער ובין שניהם לבין אירוע למבוגרים, בין אירוע משפחתי לבין אירוע לחבר'ה וכו'. דוגמאות נוספות לאורחים שחובה להתייחס אליהם באופן ספציפי הם שומרי מסורת, אנשים בעלי מוגבלויות שונות וישנן עוד כמובן.

4. לוקיישן

כשרוצים לתכנן את האירוע המושלם מומלץ להתחיל מהלוקיישן. קשת האפשרויות רחבה במיוחד: כך למשל מסיבת יום הולדת לילד או ילדה קטנים אפשר לערוך בבית (או במרחב מיוחד שמיועד לכך בבניין – מרחבים מסוג זה הפכו לסטנדרט בפרויקטים עכשוויים רבים), בגינה רחבת ידיים בסביבה, בחיק הטבע וגם במקום שמיועד לחגיגות מסוג זה (חדר בריחה, אולם באולינג, קרטינג וכו'). דוגמה נוספת היא מסיבה המוקדשת ליום נישואין, שאותה אפשר לערוך בבית (של הזוג החוגג, של אחד החברים הטובים, של אחד הילדים וכו'), במסעדה איכותית, בווילה ברחבי הארץ, באולם אירועים וגם במקרה הזה חיק הטבע הוא אופציה שכדאי לקחת בחשבון.

בחירת הלוקיישן מושפעת באופן טבעי ממסגרת התקציב, ממספר המשתתפים, מהרכב האורחים, מעונת השנה וגם מההעדפות של חתן או כלת השמחה.

5. מועד

את המועד שבו יתקיים האירוע כדאי לקבוע כך שמצד אחד יישאר מספיק זמן לארגן את כל מה שצריך וליידע את כל המוזמנים (פרק זמן קצר מדי עלול לגרום לכך שלחלק מהאנשים ברשימת המשתתפים שיצרתם כבר יש התחייבויות אחרות), ומצד שני לא בעוד זמן רב מדי כדי שהאירוע לא יתמסמס.

אם נבחר לוקיישן כמו חדר בריחה, מסעדה או וילה, חשוב לוודא שהמקום שהכי מתאים לכם פנוי עבורכם במועד שנקבע. עוד מומלץ לבדוק שמועד האירוע אינו יום חג או יום צום ושאין בו אירוע משמעותי (אם למשל תקבעו מסיבת יום נישואין לערב שבו נערך גמר מונדיאל, אתם עלולים לגלות שחלק מהמוזמנים לא מגיע ושאלה שכן הגיעו מעבירים את כל האירוע כשהם שקועים בסמארטפון...).

6. הפעלה

הפעלה אמנם מזוהה בעיקר עם אירועים לילדים, אבל גם כשמארגנים חגיגה למבוגרים כדאי לשקול תוספת שתעשיר את האירוע כגון הרצאה בתחום שרלוונטי למשתתפים וירתק אותם או סדנא מהנה. עבור ילדים המגוון רחב הרבה יותר: בחלק מהמקרים אפשר לסמן וי על ההפעלה כבר לאחר בחירת הלוקיישן (אם למשל נבחר אולם באולינג, קולנוע לטובת הקרנה פרטית של סרט, מתחם קרבות לייזרים וכו'). אם יום ההולדת נערך בבית או בפארק, האפשרויות הנפוצות ביותר הן יום הולדת ספורט, יום הולדת גיבורי על, יום הולדת פיות, מופע קסמים, סטנד אפ, מסיבת ריקודים, מסיבת דוגמניות וישנן כמובן עוד אופציות רבות, וגם האופציה של ויתור על מפעיל/ה לטובת פעילויות שמייצרים ההורים (ואם יש אחים גדולים, כדאי לרתום גם אותם למשימה). בכל מקרה חשוב להקפיד על התאמה של ההפעלה לגיל החוגגים, ואם ויתרתם על אנשי מקצוע קחו בחשבון שייתכן שתזדקקו לציוד מקצועי (למשל מקרן כדי להציג סרטונים ומצגות, איפור לילדים וכו').

7. אוכל

אוכל תופס חלק נכבד בחיים של רובנו, והוא הופך יותר ויותר משמעותי עבורנו, בעיקר בזכות האפשרויות שהולכות ומתרבות וההבנה שבחירות קולינריות מחייבות אחריות. בפרט כך הדבר כשמגבשים תפריט לאירוע. ראשית, כפי שישנה בחירה בין שכירת אנשי מקצוע שיפעילו את החוגגים הצעירים כמו גם המבוגרים לבין היצמדות לקונספט ה"עשה זאת בעצמך", כך גם אנחנו יכולים לשכור את שירותיה של חברת קייטרינג או להכין בעצמנו את המאכלים שיוגשו באירוע. אופציה נוספת היא לבקש מהמשתתפים לקחת חלק ביצירת אירוע מושלם בהיבט הקולינרי – אופציה שמקובלת בעיקר כשמדובר על אירוע אינטימי יחסית וכשישנה קרבה בין המשתתפים כך שהבקשה מתקבלת בטבעיות ולא מעוררת מורת רוח.

חשוב להתאים את התפריט להרכב המשתתפים (וכמובן שכדאי שכמויות האוכל יהיו בהתאם למספר האורחים...), וגם ללוקיישן יש השפעה על המנות שיוגשו – אם למשל אתם מארגנים יום הולדת בפארק כדאי להכין מאכלים שאפשר לאכול אותם בקלות ובנוחות גם בגינה. דגש משמעותי נוסף הוא התחשבות בהעדפות הקולינריות של האורחים ובפרט לקחת בחשבון את העובדה שכמעט בכל אירוע ישנם אורחים טבעונים, בעלי רגישות ללקטוז, רגישות לגלוטן, אנשים שמבקשים לאכול בריא גם במסיבות ועוד פרמטר הוא שמירה על כשרות.

8. הפתעות/מזכרות למשתתפים בחגיגה

על-מנת שהאורחים יישארו עם טעם טוב בפה באופן כללי ולא רק בזכות האוכל המשובח, כדאי להשקיע קצת מחשבה וגם סכום כסף מסוים בהפתעות/מזכרות – באירועים שמיועדים לילדים צעצוע חביב או מזכרת אחרת היא סטנדרט מקובל, וגם באירועים שהאורחים בהם מבוגרים, אם מסגרת התקציב לא לוחצת מדי, כדאי להעניק לאורחים מתנה קטנה, אפשר אפילו סמלית, שתגרום להם להיזכר באירוע שלכם ובהנאה שחוו בו.

9. עם הפתעה או בלי?

עוד החלטה היא האם להפוך את האירוע למסיבת הפתעה או שמא ליידע מראש את מי שהחגיגה נערכת עבורו. כדאי לקחת בחשבון שקשה מאוד לשמור על סוד מוחלט ושהצורך בכך גם מקשה על הארגון של האירוע (אלא אם כן מפקידים את מלאכת ההפקה בידי מי שאינו חי ביחד עם חתן/כלת השמחה). עוד רצוי לזכור שלא כולם אוהבים מסיבות הפתעה – כשמצד שני עבור מי שאוהב הפתעות, אירוע שכזה יהפוך לבאמת בלתי נשכח ואפילו אם הוא יחשוד כי אתם מארגנים עבורו מסיבה, הוא יעריך את ההשקעה.

10. הכנת הלוקיישן

כשהחגיגה מתקיימת בבית או בפארק סמוך חשוב להכין את הלוקיישן לקראת האירוע. כשעורכים בבית יום הולדת לילדים כדאי להזיז את הרהיטים הגדולים מהסלון כדי להשאיר מקסימום מקום פנוי לחגיגות, ועוד המלצה היא להעביר פריטים שבירים למקום בטוח. בפארק רצוי לתחום אזור מסוים באמצעות בלונים או קישוטים אחרים, וכן יש לדאוג למחצלות ושולחן שעליו יונח הכיבוד. דגש נוסף הוא שקיות זבל כך שתוכלו לנקות בתום האירוע בקלות ולא להשאיר בו אשפה. כמו כן כדאי לקשט את המקום – בין אם האירוע בבית ובין אם במרחב החיצוני, בין אם מדובר על מסיבה לילדים ובין אם על חגיגה של מבוגרים – כשהפריטים שבעזרתם מקשטים יהיו כאלה שמתאימים לאופי האירוע.

11. הזמנות

עוד סעיף שלא כדאי לדלג עליו הוא שליחת הזמנות לכל מי שאתם רוצים שישתתף בחגיגה. כשהאירוע מתרחש בלוקיישן כמו חדר בריחה או אולם באולינג, סביר להניח שבעלי המקום יספקו לכם הזמנות מעוצבות, וכך גם אם הזמנתם מפעילים כאלה או אחרים. בכל מקרה חשוב לעבור באופן מסודר על כל רשימת המשתתפים ולוודא שכולם מקבלים הזמנה. בנוסף מומלץ לשלוח תזכורות (למשל באמצעות ווטסאפ) יומיים-שלושה לפני המסיבה – כך שכולם יוכלו ליהנות מפירות ההשקעה שלכם.