אירועים עסקיים

אירועים עסקיים הם גולת הכותרת של חברות וארגונים. המטרה של אירועים עסקיים יכולה להיות לצורך קידום מכירות, קידום מוצרים חדשים, יחסי ציבור, מפגשי קולגות או משקיעים, אירוע לעובדי החברה או אפילו אירועי התרמה. המאפיין העיקרי לחלק גדול של אירועים עסקיים הוא רמה גבוהה של אירוח והקפדה על הפרטים ליצירת אירוע שישיג את מטרתו.

הגדרת המטרות לאירוע

כדי שנשיג את המטרות לשמן אנחנו מכנסים אירוע עסקי צריך קודם כל להגדיר אותן בצורה ברורה. אם מטרת קיום אירוע עסקי הוא לצורך גיוס משקיעים לפרוייקט נצטרך להגדיר מיהו קהל היעד שאותו אנחנו מזמינים, טווח הגילאים של הקהל, מאיפה מגיע הקהל כדי לקיים את האירוע במיקום שהיה נגיש לקהל הזה או לחילופין לדאוג לו להסעה למקום האירוע. יש לקחת בחשבון בקיום אירוע עסקי למשקיעים שעורך האירוע צריך לעשות כל מה שביכולתו כדי להביא את הקהל הנכון והמתאים ולשכנע אותו שכדאי לו להגיע לאירוע. לעומת זאת אירועים עסקיים לעובדי חברה שמטרתם גיבוש והנאה לעובדים, הקהל ירצה להגיע ואין צורך להשקיע משאבים בכיוון הזה, לעומת זאת צריך לתפור את פרטי האירוע בצורה כזו שתתאים לקהל העובדים שהוא ידוע ומוכר מראש. אירועים עסקיים שמטרתם יח"צ או קידום מכירות יסבבו סביב המותג אותו רוצים לקיים ובמקרים כאלה יהיה צורך להשקיע את המשאבים בחשיפה מירבית של הקהל למותג מרגע קבלת ההזמנה ועד לסיום האירוע ולכלול אפילו שי לחלוקה למשתתפי האירוע כדי להמשיך את קו המחשבה לגבי המותג גם לאחר סיום האירוע.

מהלך הפקת האירוע

אחרי שהגדרנו במדויק את מטרות האירוע העסקי אותו נקיים נצטרך להתחיל ולהרכיב את הפאזל הנקרא הפקה. אירועים עסקיים מבוססים על תקציב התואם את המטרה לשמה הם מתקיימים ואת גודל הקהל הצפוי להגיע. במידה ומפיקים אירוע עסקי לבד מומלץ לחשוב מראש על כל הפרטים מגדולים ועד קטנים מראש ולבדוק שכולם נכנסים במסגרת התקציב, רצוי לבנות מפרט רחב עד כמה שיותר ואחר כך להדק אותו למסגרת התקציב המיועד לקיום אירוע עסקי זה על ידי ויתור על אלמנטים שאינם הכרחיים, או לחילופין לבדוק אפשרויות להגדלת התקציב כדי להכיל את כל הפרטים. במידה ושוכרים שירותים של חברת הפקה מקצועית, היא תלווה אתכם צעד אחר צעד במהלך תכנון האירוע מראש ותבצע את העבודה בפועל. יש יתרון גדול לשכירות שירותי חברת הפקה מכיוון שהם מתמחים בסוג אירועים שכאלה ויודעים להעריך מראש את כל הצרכים להצלחת האירוע. יש לבחור מקום לקיום האירוע שיתאים לאופי האירוע, כמות הקהל, מיקומו והתאמתו לפעילות האמורה להתקיים. אם יש כיבוד באירוע גם הוא צריך להיות מותאם לקהל, קהל צעיר, קהל מבוגר, קהל דתי וכדומה. בחירת מופע, הרצאה, אטרקציה או אמן מתאים למטרת האירוע ואופי הקהל גם הוא גורם חשוב מאוד בעמידה ביעדים שהגדרנו לטובת אירוע עסקי זה. חלוקה של שי למשתתפים באירוע גם נהוגה בסיום אירועים עסקיים רבים, גם כאן יש לבחור שי המתאים למטרות האירוע, הקהל המשתתף והאם לשי יש ערך מוסף: האם הוא משהו שימושי למקבל. לסיום: אירוע עסקי מוצלח הוא אירוע שהשיג את מטרותיו, אם הגדרנו נכון את המטרות, הפקנו את האירוע בהתאם, ההצלחה מובטחת והעבודה הקשה תישא פרי.